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【专业知识】如何正确管理与使用印章

2018-04-26 08:49　　点击数:

印章主要包括法人章（公章）、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章、项目部章、资料专用章等，如何管理与使用印章，公司为此制定了规范、系统的“印章管理使用制度”。要求每位印章管理人员按照“制度”要求严格管理使用印章。

印章管理使用不当会给公司造成经济损失、法律纠纷，影响公司的正常运转。公司印章管理和使用有严格的规范、流程：
一、印章的刻制
公司所有印章的刻制均需填写《印章刻制申请书》，并经总公司办公室审核后报总经理或董事长审批，由办公室统一安排到企业注册地公安局刻制。项目部需刻制印章也要先填写《印章刻制申请书》，并由项目负责人签字后，报总经理或董事长审批。

二、印章的启用
印章刻制完毕移交总公司办公室，由办公室统一出具印章启用函，注明使用范围、启用日期。办公室保存业主及监理签收的印章启用函一份，同时在公司《印章发放登记表》上进行登记备档。同时要求印章管理人员签定“印章管理协议书”和“印章管理承诺书”。
三、印章的移交
印章移交须办理手续：签署《印章移交登记表》，注明印章名称、移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。如印章保管人员必须外出办事或因事因病请假时，须请示总公司领导同意由指定临时人员保管，同时也应办理上述交接手续。未履行印章移交程序，任何人不得擅自动用印章。
四、印章保管
印章的保管必须安全可靠，原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好。
公司法人章（公章）、法定代表人私章、财务专用章由公司办公室管理使用，使用失当由办公室主任负责。
项目部章、项目部财务专用章、项目部资料专用章由公司派专人监管，使用失当由监管人负责。
五、印章的使用
需加盖印章时应先由公司相关负责人审核，签字同意（项目部先由项目负责人审核，再报公司分管领导同意），并使用专用印章登记薄逐一登记。印章登记项目包括：用印日期、用印事由、审核人、使用人、经办人等内容。印章管理人员对加盖印章内容认为有损公司利益，有权拒绝盖章。

六、印章的调用
印章调用要经主管领导签字同意后，报董事长或总经理签字同意方可调出。印章调用人员需要在办公室“印章调用登记薄”上写明调用事由、调用时间和归还时间。
七、严禁私刻、伪造、盗用、涂改或超出权限范围使用公司印章。

八、印章回收
凡属于项目部类印章，自工程竣工验收之日起10日内须把印章交回总公司办公室。
在印章的使用过程中必须要强调的是：
1、凡是需要盖章的合同、协议（含下游合同、协议）等经济性的文件资料，要经公司合同审批小组审核批准后方可盖章，这是多年来我们在工作实践中总结出的经验教训。
2、印章管理人员严禁在有关抵押、贷款、借款、合同担保、结算单等与经济相关（包括承诺、证明等）的文件资料上加盖任何印章，严禁在空白介绍信、授权书和空白纸上加盖印章；严禁超出权限使用公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、项目部印章。
3、对需要加盖印章的资料要逐页查看，对有损公司利益的资料要坚决拒绝加盖印章。

印章管理的最终目的是保证用章安全，规避用章风险。我们在实际工作中必须按照“印章管理使用制度”规定的要求去做，才能保证正常工作的推动，才能成为一名合格的印章管理使用者。

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